oORGANISASI DAN ADMINISTRASI BIMBINGAN

ORGANISASI DAN ADMINISTRASI BIMBINGAN

Tugas Resume

Mata kuliah Bimbingan konseling

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Hj. Mintarsih Danumiharja

Disusun oleh:

ABDUL KHOLIK

NIM 505920035

KONSENTRASI : PSIKOLOGI PENDIDIKAN ISLAM (PPI)

SEMESTER-1

PRORGAM PASCASARJANA

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SYEKH NURJATI

CIREBON – 2010

PENDAHULUAN

Di dalam pendidikan sekolah kita mengenal tiga bidang yaitu bidang administrasi dan supervisi ,bidang pengajaran dan bidang pembinaan siswa. Ketiga bidang ini mempunyai pungsi pokok sendiri-sendiri,namun ketiganya menopang pencapaian tujuan institusional. Setiap jajaran punya peranan sesuai dengan fungsi bidang yang mereka pegang masing-masing.selaras dengan tugasnya mereka melakukan rangkaian kegiatan tertentu.Semua petugas bekerja dalam lingkup pendidikan, ini berarti mereka harus bekerja sama sebagai suatu tim yang mengarahkan seluruh kegiatan pencapaian tujuan institusional. Untuk itu dibutuhkan suatu struktur organisasi dan bentuk administrasi yang memadai ,yang mencakup seluruh personal beserta aktivitas-aktivitasnya. Bahkan setiap bidang dalam pendidikan sekolah mempunyai struktur organisasi dan bentuk administrasi sendiri-sendiri, yang merupakan penjabaran dari pola struktur lembaga pendidikan di masing-masing bidang itu, supaya pungsinya yang khas terlaksana seefektif mungkin. Bidang bimbingan dan konseling sebagai salah satu sub bidang dari bidang pembinaan siswa mempunyai fungsi yang has pula ,yang harus didukung oleh struktur organisasi dan bentuk administrasi yang memadai dalam lingkup bidangnya sendiri.

A.Pengertian Dasar

Istilah organisasi dan administrasi perlu diberi batasan pengertian yang jelas.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI,1988), kata organisasi berarti “ kesatuan (susunan dan sebagainya) yang terdiri atas bagian-bagian (orang dan sebagainya) di dalam perkumpulan dan sebagainya untuk tujuan tertentu. Atau kelompok kerja sama antara orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama”. Pengertian tersebut didasarkan atau berasal dari bahasa Inggris yaitu dari kata Organization yaitu “ a group for some purpose “. Dengan demikian yang dimaksud organisasi bimbingan adalah sama dengan mengorganisasi bimbingan yang berarti pula mengatur dan menyusun bagian- bagian (orang dan sebagainya) untuk sebuah bimbingan sehingga keseluruhanya menjadi satu kesatuan yang tidak dapat terpisahkan.

Istilah administrasi Menurut KBBI, kata tersebut berarti :

1. “ usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi”

2. “ Usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan “.

Didasarkan atas arti-arti tersebut administrasi dalam bahasa Iggris berarti juga management dan the executif officials of a governmentand their policy” dimana management berarti “ a managing or being managed ‘ control, directions. Kata yang kedua manajemen berarti juga manajer yang dalam KBBI didefinisikan sebagai “ orang yang mengatur pekerjaan atau kerjasama yang baik dengan menggunakan orang untuk mencapai sasaran atau orang yang berwenang dan bertanggung jawab membuat rencana,mengatur memimpin dan mengendalikan pelaksanaanya untuk mencapai sasaran tertentu”.

Jadi apa yang dimaksud dengan istilah Admininstrasi bimbingan tersebut ?. Administrasi bimbingan dapat dituangkan juga istilah mengadministrasikan bimbingan yaitu mencakup administrasi terhadap orang (tenaga-tenaga bimbingan) dan administrasi terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh orang itu,mengadministrasi bimbingan juga mempunyai segi ketatausahaan terhadap tenaga bimbingan dan kegiatanya.

Untuk membedakan Istilah organisasi bimbingan dan administrasi bimbingan dapat dikatakan bahwa istilah pertama terutama menunjuk pada pengaturan dan penyusunan bagian – bagian (jajaran tenaga bimbingan dan seluruh kegiatan bimbingan),sehingga keseluruhanya menjadi kesatuan terstruktur sebagai unit kerja.sedangkanistilah kedua terutama menunjuk pada usaha pengendalian kerja sama antara tenaga bimbingan dan pengendalian serta pengarahan dari semua kegiatan bimbingan sehingga yunit kerja terarah pada tujuan yang telah disepakati bersama dan sesuai dengan struktur yang berlaku.

B. Pola-pola Organisasi

Pola organisasi ialah kerangka hubungan struktural antara bagian bagian di dalam suatu badan sosial yang merupakan unit kerja . setiap bagian itu dapat menunjukan sutau bidang atau pada suatu kedudukan /posisi tertentu yang terdapat didalam badan sosial.Untuk lembaga Pendidikan sebagai unit kerja pola organisasi ialah kerangka hubungan struktural antara berbagai bidang atau berbagai kedudukan didalam lembaga pendidikan itu.Kerangka struktur hubungan itu digambarkan dalam suatu organigram yaitu bagan organisasi yang menjelaskan secara grafis hubungan saling ketergantungan antara berbagai bidang / petugas dibidang tertentu dengan menggunakan nama jabatan.

Organogram Bidang

ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PADA DAERAH /WILAYAH PENDIDIKAN SEKOLAH Administarsi dan Supervisi pada Tingkat Lembaga Pendidikan Keuangan Pengajaran Pembinaan Siswa dan tata usaha ........ .......... Bimbingan

Kepala Kantor Wilayah Kepala sekolah Waksek urusan Keuangan dan wakasek urusan Pengajaran Wakasek Urusan Ke siswaan Administrasi umum Tenaa Pengajar .......... ............... Bimbingan

Organogram Jabatan.

b

Kepala SekolahPetugas Pembinaan siswa/Petugas Bimbingan Utama

Organogram jabatan. I

Wakasek urusan keuangan dan administrasi umum

Wakasek untuk urusan Pengajaran

Wali kelas sebagai petugas bimbingan pembantu

Tenaga-tenaga pengajar

Kepala SekolahPetugas Pembinaan siswa/Petugas Bimbingan Utama

Organogram jabatan. II

Wakasek urusan keuangan dan administrasi umum

Wakasek untuk urusan Pengajaran

Wakasek urusan pemb. Siswa

Tenaga-tenaga pengajar

Wali- wali kelas sebagai petugas bimb. pembantu

Koordinator Bimbingan/Petugas Bimbingan utama

Organogram jabatan I

Tenaga tenaga penunjang

------------------

Semua Wali Kelas sebagai petugas Bimbingan di kelasnya

Guru-guru Bidang studi sebagai petugas Bimbingan Pembantu

Beberapa Guru Konselor sebagai Petugas Bimbingan Yang berkualifikasi cukup

Keterangan : = Garis Wewenang

------------- = Garis Konsultas

Organogram jabatan I

Tenaga tenaga penunjang

Koordinator Bimbingan/Petugas Bimbingan utama

--------------------

Konselor-Konselor sekolah sebagai petugas bimbingan yang berkwalifikasi penuh

Beberapa guru konselor sebagai Petugas Bimbingan yang berkualifikasi cukup

Guru-guru Bidang Studi

Bagan Organisasi Pelayanan

Bimbingan dan Konseling:

BP 3

TENAGA AHLI / INSTANSI LAIN

KEPALA SEKOLAH WAKIL KEPALA SEKOLAH

----------------------------------------------------------

TATA USAHA

-------------

----------------------------------------------------------------------

GURU MATA PELAJARAN

WALI KELAS GURU PEMBINA

--------

GURU PEMBIMBING

SISWA

Keterangan : = Garis Komando

---------------- = Garis Koordinasi

= Garis Konsultasi

C. Kordinator Bimbingan.

Sebagai penanggung jawab utama untuk pelayananan bimbingan, kordinator memegang administrasi bimbingan yaitu mengatur kerja sama diantara tenaga bimbingan dan mengarahkan semua kegiatan bimbingan yang mereka lakukan. Jabatan pimpinan ini membawa tugas mengadministrasikan orang dan kegiatan termasuk didalamnya segi tata usaha. Mengadministrasikan bimbingan teidak berarti memberikan perintah-perintah kepada bawahan dan menuntut kekuasaan serta mengambil hak mereka tetapi hanyalah inti dari pada kerja sama dalam sebuah organisasi.Kordinator bersama dengan seluruh anggota staf bimbingan yang lain membentuk suatu team kerja yang bersama-sama mengusahakan pelayanan bimbingan yang seoptimal mungkin. Bekerja dalam suatu tim tidak muadah karena setiap anggota tim harus rela menakui sumbangan yang diberikan rekan –rekannya, dan tidak dapat memandang hasil dalam pelayanan bimbingan sebagi hasil usahanya sendiri saja.Sebaga Pimpinan Staf bimbingan ,kordinator harus memenuhi tuntutan akademik dan harus mampu menciptakan jaringan kerjasaama dengan orang yang berbeda-beda.Dalam berkomunikasi dengan anggota staf bimbingan lainya, koordinator harus menunjukan sikap menghargai dadn menghormati profesionalitas rekan-rekannya serta memberikan kebebasan yang wajar kepada setiap tenaga bimbingan dalam menunaikan tugasnya. Jaringan hubungan kerja yang efektif dan memuaskan sangat tergantung dari cara konkret anggota staf bimbingan berkomunikasi satu sama yang lain.Dalam menciptakan variasi saluran komunikasi perlu dindahkan hala-hal sebagai berikut :

1. bahwa komunikasi adalah proses timbal balik (feedback) terhadap apa yang disampaikan oleh orang yang satu kepada yang lain.

2. Komunikasi secara lisan lebih efektif dan memuaskan dari pada komunikasi secara tertulis saja,namun mencatatkan hal-hal penting yang telah dibicarakan membantu dalam mengingat isi komunikasi dikemudian hari.

3. Komunikasi secara tertulis sebaiknya singkat dan padat serta menyatakan hal-hal yang pokok.

4. 4. Komunikasi antara orang yang profesional dan biasanya tenggelam dalam maacam-macam kesibukan,lazimnya mengindahkan segi waktu. Misalnya koordinator tidak meminta laporan pada pagi hari untuk diserahkan pada siang hari pada hari yang sama.

Dalam mengadministrasikan orang yang bekerja khususnya yang menyangkut pengangkatan pegawai,pemberhentian, penggajian, kenaikan jenjang kepegawaian , koordinator bimbingan tidak punya wewenang untuk bertindak sendiri tanpa melalui jaringan/saluran administratif yang mengikat semua tenaga pendidik disekolah,termasuk dirinya sendiri tetapi biasanya kordinator diberi wewenang untuk mengatur secara lebih rinci tugas-tugas yang dibebankan kepada unsur personil bimbingan.

Dalam buku yang berjudul Estabilishing guidance Program in secondary schools (1968), Riccio membahas lima kemungknan mengatur pembagian tugas diantara dua – tiga konselor sekolah dijenjang sekolah lanjutan, yaitu :

1. Konselor pria melayani para siswa pria dan konselor wanita melayani para siswa wanita.

2. Setiap konselor diberi tangung jawab terhadap tingkatan kelas tertentu sehingga konselor tiap tahun ajaran mendapat angkatan siswa yang baru.

3. Konselor diberi tanggung jawab terhadap angkatan siswa tertentu yang didikuinya terus daria saat angkatan siswa itu masuk sekolah sampai tamat.

4. Setiap konselor memegang layanan-layanan bimbingan tertentu untuk seluruh angkatan sisiwa. Misalnya konselor A khusus untuk melayani siswa yang mau melanjutkan ke Perguruan Tinggi, Konselor B khusus melayani siswa yang mau bekerja dan segaianya.

Tugas Koordinator yang tidak kalah penting adalah mengatur hubungan kerja diantara para tenaga bimbingan dengan tenaga pembantu administratif /tata usaha.Perihal tugas /pekerjaan rutin koordinatorlah yang berunding dengan tenaga administratif misalnya membuat sura keluar pengisian dan penyimpanan kartu-kartu pribadi ataau memperbanyak angket uuntuk siswa dan orang tua.

Dalam mengadministrasikan aneka kegiatan sebaiknya dibedakan antara kegiatan yang menyangkut :

1. Kegiatan Profesional internal dalam kalangan staf bimbingan.

2. Kegiatan membina hubungan dengan masyarakat,instansi pendidikan atau tenaga penunjang diluar lembaga sekolah.

3. Kegiatan yang berupa penulisan suatu laporan, yang harus dikerjakan oleh masing-masing tenaga bimbingan.

4. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh tenaga pembantu administrartif.

5. Kegiatan profesional eksternal berwujud implementasi dari pelayanan bimbingan yang diberikan kepada pihak lain,sesuai dengan komponen dalam bidang program bimbingan.

Mengadministrasi orang dan kegiatan pasti membutuhkan berbagai sarana material serta pengaturan keuangan. Sarana Material ini meliputi sarana fisik dan teknis. Saran fisik meliputi ruangan untuk berbagai kegiatan dan perlengkapanya, ruang kerja kantor koordinator dan perlengkapanya, ruang rapa dan sebagainya. Sedangkan sarana teknis adalah buku petunjuk tentang pelaksanaan bimbingan dan Konseling, layanan evaluasi program dan sebagainya.

Dalam buku petunjuk pelaksanaan bimbingan dan konseling terdapat bagan mekanisme kerja tentang tugas guru mata pelajaran, wali kelas, guru pembimbing dan kepala sekolah.

Pada jalur tugas guru mata pelajaran disebutkan adanya catatan observasi siswa / catatan kejadian,pada jalur tugas wali kelas ada disebutkan daftar nilai, pada lajur tugas guru pembimbing disebutkan kartu akademis dan dilajur kepala sekolah hanyalah terdapat “diketahui/diperiksa” yang pada umumnya menjadi hak wewenang kepala sekolah.

D.administrasi Program Bimbingan

Program bimbingan ialan suatu rangkaian kegiatan bimbingan yang terencana, terorganisasi dan terkoordinasi selama periode waktu tertentu,misalnya satu tahun ajaran. Kegiatan bimbingan ini terfokuskan pada pelayanan yang diberikan kepada sisiwa (layanan-layanan bimbingan) dan kepada rekan –rekan tenaga pendidik serta kepada orang tua siswa, dan evaluasi program bimbingan. Kegiatan inin mencakup pelayanan kepada siswa secara langsung dan secara tidak langsung dan di muat dalam bagan operasional kegiatan-kegiatan bimbingan.

Seorang tenaga bimbingan profesional tidak mau memberikan pelayanan bimbingan secara insidental saja,menurut kebutuhan dan yang timbul pada saat tertentu saja seperti siswa yang ingin berwwancara konseling saja atau jika dibutuhkan bimbingan saja untuk mengisi jam kosong. Orang tersebut mempunyai sikap pasif dan hanya menunggu kalau ada pekerjaan baru lalu dia kerjakan. Jika hal ini di lakukan oleh seorang konselor yang mempunyai sifat menunggu maka tindakan ini mempunyai kelemahan antara lain :

1. Bentuk dan cara bimbingan pelayanan kurang dipertanggung jawabkan.

2. Kontinyuitas pelayanana bimbingan tidak terjamin.

3. Kalau sasaran bimbingan untuk semua siswa, berapa siswa yang terlayani dan berapa siswa yang tidak terlayani.

4. Perhatian hanya diberikan kepada siswa yang bermasalah saja atau menimbulkan masalah. Hal ini sebagai akibat dari bimbingan yang bersifat korektif (remedial).

5. Evaluasi program bimbingan sangat sukar karena tidak mempunyai sasaran program tertentu.

6. Citra seorang konselor merosot sebagai ahli profesional dalam memeberikan bimbingan kepada anak.

Sebaliknya bilamana tenaga bimbingan dikelola dengan profesional berdasarkan suatu program yang jelas, direncanakan dan dikelola dengan baik, maka akan memperoleh keuntungan- keuntungan sebagai berikut ;

1. Ruang lingkup pelayanan bimbingan lebih luas dan semua siswa mendapatkanya.

2. Pelayanan bimbingan dilakukan secara bersama-sama atau suatu tim kerja.

3. Sarana personil dan materil dapat dimanfaatkan secara optimal.

4. Sifat bimbingan yang lebih ditonjolkan ialah sifat bimbingan yang preventif dan perseveratif.

5. Pelayanan bimbingan semua komponen sudah mendarah daging dalam kehidupan sekolah.

6. Kedudukan,wewenang dan tugas konselor sekolah diakui oleh staf pendidik di sekolah.

7. Dibuktikan bahwa pelayanan bimbingan tidak hanya meliputi wawancara konseling tetapi mencakup berbagai kegiatan yang lain.

8. Lebih mudah menentukan prioritas.

9. Tenaga bimbingan disekolah tidak dipandang satpam oleh anak sekolah.

10. Diperjelas bahwa pelayanan bimbingan mengandung unsur proses yang membawakan hasil.

Program bimbingan mengandung sejumlah komponen yang seharusnya muncul dalam rencana program dan pelaksanaan program, meskipun tidak dalam proporsi bentuk konkrit yang sama di semua jenjang pendidikan dan disemua instansi pendidikan. Paling tidak dalam buku ini diberikan rambu-rambu program bimbingan untuk suatu jenjang pendidikan tertentu dengan meninjau keenam aspek yang berkaitan dengan suatu program bimbingan yaitu :

1. Tujuan jenjang pendidikan

2. Kebutuhan-kebutuhan para peserta didik pada tahap perkembangan tertentu dan tugas-tugas yang dihadapi.

3. Pola yang dipegang adalah pola Generalis,speesialis atau kurikuler

4. Komponen bimbingan tertentu sebaiknya di prioritaskan.

5. Bentuk bimbingan harus diutamakan,sifat bimbingan dan ragam bimbingan juga harus ditonjolkan.

6. Unsur tenaga bimbingan yang perlu dikerahkan adalah konselor sekolah, guru konselor atau guru biasa.

Merville C. Shaw membahas beberapa kriteria yang berlaku dalampenetapan rumpun tujuan bagi suatu program bimbingan yaitu :

1. Tujuan harus dirumuskan dengan kata-kata yang bisa dipahami, jelas dan tidak menimbulkan interpretasi lain.

2. Tujuan harus selaras dengan tujuan pendidikan sekolah, baik tujuan pendidikan nasional maupun tujuan institusional.

3. Tujuan harus mungkin untuk dicapai (Possible of accomplishment)